Siebenjährige Aufbewahrungspflichten im Lieferkettengesetz: Jetzt Prozesse anpassen!
Das Lieferkettengesetz tritt zwar erst am 1.1.2023 in Kraft und dann auch erst einmal für Unternehmen mit über 3000 Mitarbeitern. Die Zeit bis dahin gilt dem Gesetzgeber als „Vorbereitungszeit“. Auch wir wollen diese Vorbereitungszeit nutzen, um Sie mit kurzen Beiträgen auf wichtige Aspekte der Lieferketten-Compliance hinzuweisen.
Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) soll die Ausbeutung von Mensch und Natur entlang der Lieferkette der von deutschen Unternehmen verantworteten Produkten verhindern.
Das LkSG adressiert dabei etliche menschenrechtliche Risiken, wie bspw. Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Verletzung der Koalitionsfreiheit und schädliche Umweltveränderungen. Zudem betrifft es die folgenden spezifisch umweltrechtlichen Risiken: Herstellung und Umgang mit Quecksilber, Produktion und Verwendung von POPs (sog. persistente organische Schadstoffe) sowie die Ein- und Ausfuhr gefährlicher Abfälle.
Die wichtigsten auf diese Risiken bezogenen, vom Gesetz geforderten Sorgfaltspflichten sind:
- die Einrichtung eines Risikomanagements (§ 4 Abs. 1),
- die Festlegung einer betriebsinternen Zuständigkeit (§ 4 Abs. 3),
- die Durchführung regelmäßiger Risikoanalysen (§ 5),
- die Abgabe einer Grundsatzerklärung (§ 6 Abs. 2),
- die Verankerung von Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich (§ 6 Abs. 1 und 3) und gegenüber unmittelbaren Zulieferern (§ 6 Abs. 4),
- das Ergreifen von Abhilfemaßnahmen (§ 7 Abs. 1 bis 3),
- die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens (§ 8),
- die Umsetzung von Sorgfaltspflichten in Bezug auf Risiken bei mittelbaren Zulieferern (§ 9) und
- die Dokumentation (§ 10 Abs. 1) und die Berichterstattung (§ 10 Abs. 2).
Nach § 10 Abs. 1 LkSG ist im Hinblick auf die Einhaltung dieses Pflichtenkanons jeweils eine fortlaufende Dokumentation zu schreiben. Diese ist für sieben Jahre aufzubewahren. Zudem sind relevante Informationen über den Umgang mit Risiken in der Lieferkette für sieben Jahre online öffentlich zugänglich zu machen.
Damit ist die Sieben die magische Zahl. Im Ergebnis ist die Aufbewahrungsfrist also länger, als die meisten gesetzlich vorgegebenen oder freiwillig in Unternehmen festgelegten Aufbewahrungsfristen (mit Ausnahme u.a. im Chemikalienrecht, wo eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist vielfach ohnehin Standard ist). Unternehmen sollten daher die bis zum Start des Lieferkettengesetzes noch laufende „Vorbereitungszeit“ nutzen, um Prozesse im Unternehmen hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen zu aktualisieren.
Autorin: Dr. Franziska Lietz
